Irodai szolgáltatás önálló vállalkozóknak – posta, számlák és hivatalos levelek

Mi az irodai szolgáltatás?

Az irodai szolgáltatás átveszi azokat a feladatokat, amelyekhez az önálló vállalkozóknak egyébként saját irodára lenne szükségük: posta átvétele, dokumentumok digitalizálása, számlák készítése és levelezés. Különösen ha úton dolgozik – például egy gondozott család háztartásában –, vagy külföldön él, így is megbízhatóan elérhető marad a hatóságok és a megbízók számára anélkül, hogy a helyszínen kellene lennie.

Irodai szolgáltatás önálló vállalkozóknak: amit átvállalunk

Irodai szolgáltatásunk azoknak az önálló és kisvállalkozóknak szól, akik Németországban Gewerbe-t működtetnek, de nem akarnak saját irodát fenntartani. Csomagtól függően átvállaljuk:

• a posta átvételét a céges címén és a szkennelést az érkezés napján
• dokumentumai digitális tárolását az ügyfélfiókban
• az általános hivatalos levelek elmagyarázását és kérésre megválaszolását
• számlázóprogramot saját számlákhoz (CLASSIC-tól) vagy irodánk által készített számlákat (PREMIUM-tól)
• a Gewerbe módosítását és kijelentését meghatalmazással (egyszeri díjért)
• személyes kapcsolattartót a DELUXE csomagban

Posta digitalizálása: postafiókja az ügyfélfiókban

Az adóhivatal, az egészségpénztár vagy a megbízók leveleit még az érkezés napján beszkenneljük. Ön e-mailt kap, és az ügyfélfiókjában megtekintheti és letöltheti a dokumentumokat – okostelefonról, bárhol is van. Így egyetlen határidőt sem mulaszt el.

Számlák néhány perc alatt

A számlázóprogramban csak a megbízót, a munkanapokat és a napidíjat adja meg. Ünnepnapok, útiköltség és biztosítás opcionálisan hozzáadhatók. A számlaszámot, a dátumot és minden kötelező adatot a program automatikusan kitölti; számlái az ügyfélfiókban tárolva maradnak.

Kötelező adatok a számlán

Ha ezek közül bármelyik hiányzik, a megbízó visszautasíthatja a számlát. A számlázóprogram automatikusan beilleszti őket:

• az Ön és a megbízó neve és címe
• az Ön adószáma (Steuernummer) vagy közösségi adószáma (USt-IdNr.)
• a számla kelte és folyamatos számlaszám
• a szolgáltatás jellege, mennyisége és teljesítési időszaka
• összeg, adókulcs és adóösszeg – vagy Kleinunternehmerként az adómentességre utaló megjegyzés

Számla Kleinunternehmerként

Ha az alanyi adómentességet (Kleinunternehmerregelung) választja, nem tüntet fel áfát. Helyette a számlán egy megjegyzés szerepel, például „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet”. 2025 óta a szabály akkor alkalmazható, ha az előző évi forgalma legfeljebb 25 000 € volt, és a tárgyévben nem haladja meg a 100 000 €-t. A számlázóprogramban egyszer kiválasztja ezt a módot, és a megjegyzés ezután minden számlán megjelenik.

E-számla: mi vonatkozik a Kleinunternehmerekre?

2025. január 1. óta Németországban minden vállalkozásnak képesnek kell lennie e-számlák fogadására – a Kleinunternehmereknek is. Más vállalkozások felé 2027-től, illetve 2028-tól kötelező e-számlát kiállítani; a Kleinunternehmerek mentesülnek e kötelezettség alól, és magánháztartásoknak szóló számláknál a PDF- vagy papírszámla továbbra is megengedett. Ennek ellenére velünk felkészült: a számlázóprogram minden számlája egy PDF/A-3 fájl beágyazott XML-adatokkal a ZUGFeRD, illetve az EN 16931 szabvány szerint, amelyet céges ügyfelei közvetlenül átvehetnek a könyvelésükbe.

Segítség hivatalos levelekhez

Egy német nyelvű hivatalos levelet gyakran nehéz megérteni. Megmondjuk, kitől jött, miről szól és milyen határidő vonatkozik rá, és kérésre megválaszoljuk Ön helyett az általános leveleket. Adóügyi kérdéseket adótanácsadóval tisztázzon.

Melyik csomag illik hozzám?

A BASIC (havi 30 €) tartalmazza a céges címet, a posta átvételét és szkennelését. A CLASSIC (40 €) ezt kiegészíti az e-számlás számlázóprogrammal és a digitális dokumentumtárral. A PREMIUM (100 €) csomagban mi írjuk meg a számláit, a DELUXE (200 €) pedig teljes irodai szolgáltatást nyújt személyes kapcsolattartóval. Minden csomag havonta felmondható.

Ez tartalmazza

• Postaátvétel és szkennelés az érkezés napján
• Értesítés e-mailben, dokumentumok az ügyfélfiókban
• Számlázóprogram e-számlával (CLASSIC-tól)
• Számlakészítés irodánk által (PREMIUM-tól)
• Segítség hivatalos levelekhez

Gyakori kérdések