Kancelárske služby pre živnostníkov – pošta, faktúry a úradné listy

Čo sú kancelárske služby?

Kancelárske služby preberajú úlohy, na ktoré by živnostníci inak potrebovali vlastnú kanceláriu: preberanie pošty, digitalizáciu dokumentov, vystavovanie faktúr a korešpondenciu. Najmä ak pracujete na cestách – napríklad v domácnosti opatrovanej rodiny – alebo bývate v zahraničí, zostávate pre úrady a zákazníkov spoľahlivo dostupní bez toho, aby ste museli byť na mieste.

Kancelárske služby pre živnostníkov: čo za vás vybavíme

Naše kancelárske služby sú určené živnostníkom a malým podnikateľom, ktorí majú živnosť v Nemecku, no nechcú si udržiavať vlastnú kanceláriu. Podľa balíka zabezpečíme:

• preberanie pošty na vašej adrese firmy a sken v deň doručenia
• digitálny archív vašich dokumentov v zákazníckom účte
• vysvetlenie bežných úradných listov a na želanie aj odpoveď na ne
• fakturačný program na vlastné faktúry (od CLASSIC) alebo faktúry od našej kancelárie (od PREMIUM)
• zmenu a odhlásenie živnosti na plnú moc (jednorazový poplatok)
• osobného poradcu v balíku DELUXE

Digitalizácia pošty: vaša schránka v zákazníckom účte

Listy od daňového úradu, zdravotnej poisťovne alebo zákazníkov naskenujeme ešte v deň doručenia. Dostanete e-mail a dokumenty si môžete pozrieť a stiahnuť v zákazníckom účte – zo smartfónu, nech ste kdekoľvek. Tak nezmeškáte žiadnu lehotu.

Faktúry za pár minút

V nástroji na faktúry zadáte len zákazníka, pracovné dni a dennú sadzbu. Sviatky, cestovné náklady a poistenie môžete pridať voliteľne. Číslo faktúry, dátum a všetky povinné údaje nástroj doplní automaticky; vaše faktúry zostanú uložené v zákazníckom účte.

Povinné údaje na faktúre

Ak niektorý z týchto údajov chýba, zákazník môže faktúru odmietnuť. Nástroj na faktúry ich pridá automaticky:

• meno a adresa vaša aj zákazníka
• vaše daňové číslo (Steuernummer) alebo IČ DPH (USt-IdNr.)
• dátum faktúry a poradové číslo faktúry
• druh a rozsah služby a obdobie jej poskytnutia
• suma, sadzba a výška dane – alebo ako Kleinunternehmer poznámka o oslobodení od dane

Faktúra ako Kleinunternehmer

Ak využívate úpravu pre malých podnikateľov (Kleinunternehmerregelung), DPH neuvádzate. Namiesto toho je na faktúre poznámka, napríklad „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Od roku 2025 platí úprava, ak váš obrat v predchádzajúcom roku nepresiahol 25 000 € a v bežnom roku nepresiahne 100 000 €. V nástroji na faktúry tento režim zvolíte raz a poznámka sa potom objaví na každej faktúre.

E-faktúra: čo platí pre malých podnikateľov?

Od 1. januára 2025 musia všetky firmy v Nemecku vedieť prijímať e-faktúry – aj Kleinunternehmer. Vystavovať ich voči iným firmám musia od roku 2027, resp. 2028; Kleinunternehmer sú od tejto povinnosti oslobodení a pri faktúrach pre súkromné domácnosti zostáva faktúra v PDF alebo na papieri aj tak povolená. Napriek tomu ste s nami pripravení: každá faktúra z nášho nástroja je PDF/A-3 so zabudovanými XML údajmi podľa ZUGFeRD, resp. EN 16931, ktoré si firemní zákazníci môžu priamo prevziať do účtovníctva.

Pomoc s úradnými listami

Úradný list v nemčine je často ťažko zrozumiteľný. Povieme vám, od koho je, o čo ide a aká lehota platí, a na želanie za vás odpovieme na všeobecné listy. Daňové otázky si vyjasnite s daňovým poradcom.

Ktorý balík je pre mňa?

BASIC (30 € mesačne) obsahuje firemnú adresu, preberanie pošty a skenovanie. CLASSIC (40 €) pridáva nástroj na faktúry s e-faktúrou a digitálny archív dokumentov. V balíku PREMIUM (100 €) za vás píšeme faktúry a DELUXE (200 €) ponúka plné kancelárske služby s osobnou kontaktnou osobou. Všetky balíky sú mesačne vypovedateľné.

Čo je zahrnuté

• Preberanie pošty a sken v deň doručenia
• Upozornenie e-mailom, dokumenty v zákazníckom účte
• Nástroj na faktúry s e-faktúrou (od CLASSIC)
• Faktúry od našej kancelárie (od PREMIUM)
• Pomoc s úradnými listami

Časté otázky