Mahnung schreiben: Fristen, Verzugszinsen und Mahnbescheid

Die Arbeit ist erledigt, die Rechnung verschickt – aber das Geld kommt nicht. Dann hilft eine Mahnung. Sie ist mehr als eine höfliche Erinnerung: Sie setzt den Kunden rechtlich in Verzug und öffnet den Weg zu Zinsen und zum Mahnbescheid.

Wann ist der Kunde in Verzug?

Nach § 286 BGB tritt Verzug ein,

• sobald Sie nach Fälligkeit eine Mahnung schicken,
• ohne Mahnung, wenn ein fester Zahlungstermin vereinbart ist (z. B. „zahlbar bis 15. März“),
• spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist.

Was gehört in eine Mahnung?

1. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag,
2. eine klare Zahlungsaufforderung mit neuer Frist (meist 7 bis 14 Tage),
3. Ihre Bankverbindung,
4. gegebenenfalls Verzugszinsen und Mahnpauschale,
5. ein Hinweis, dass Sie danach rechtliche Schritte einleiten.

Mehrere Mahnstufen sind nicht vorgeschrieben – eine einzige Mahnung genügt. Viele Selbständige schicken trotzdem zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung. Versenden Sie die Mahnung so, dass Sie den Zugang beweisen können.

Verzugszinsen und Pauschale

• Verbraucher: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz pro Jahr.
• Unternehmen: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz und zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 5 BGB).

Der Basiszinssatz wird von der Bundesbank zweimal im Jahr veröffentlicht. Angemessene Kosten für die Mahnung selbst dürfen Sie ebenfalls verlangen, aber erst ab der Mahnung, die nach Eintritt des Verzugs verschickt wird.

Gerichtliches Mahnverfahren

Zahlt der Kunde weiterhin nicht, beantragen Sie online einen Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht. Widerspricht der Schuldner nicht innerhalb von zwei Wochen, können Sie einen Vollstreckungsbescheid beantragen – damit ist die Zwangsvollstreckung möglich. Widerspricht er, geht das Verfahren an das zuständige Gericht.

Verjährung beachten

Forderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind. Eine einfache Mahnung hemmt die Verjährung nicht, ein Mahnbescheid schon.

Vorbeugen ist besser

Schreiben Sie korrekte Rechnungen mit allen Pflichtangaben und einem klaren Zahlungsziel. Zahlungen auf ein eigenes Geschäftskonto lassen sich leichter überwachen. Und eine zuverlässige Geschäftsadresse sorgt dafür, dass Antworten und Gerichtspost Sie erreichen.