Birou pentru Gewerbe în Germania: corespondență și facturi

Ce sunt serviciile de birou?

Serviciile de birou preiau sarcini pentru care independenții ar avea altfel nevoie de un birou propriu: primirea corespondenței, digitalizarea documentelor, emiterea facturilor și corespondența. Mai ales când lucrați pe drumuri – de exemplu în casa familiei pe care o îngrijiți – sau locuiți în străinătate, rămâneți accesibil pentru autorități și clienți fără să fiți la fața locului.

Servicii de birou pentru independenți: de ce ne ocupăm

Serviciile noastre de birou se adresează independenților și micilor întreprinzători care au un Gewerbe în Germania, dar nu doresc să întrețină un birou propriu. În funcție de pachet, ne ocupăm de:

primirea corespondenței la adresa de firmă și scanarea în ziua sosirii
arhivarea digitală a documentelor în contul de client
explicarea scrisorilor generale de la autorități și, la cerere, răspunsul la acestea
program de facturare pentru a emite singur facturi (de la CLASSIC) sau facturi emise de biroul nostru (de la PREMIUM)
modificarea și radierea Gewerbe-ului prin împuternicire (taxă unică)
persoană de contact dedicată în pachetul DELUXE

Digitalizarea corespondenței: cutia poștală în contul de client

Scrisorile de la Finanzamt, casa de asigurări de sănătate sau clienți sunt scanate chiar în ziua sosirii. Primiți un e-mail și puteți vedea și descărca documentele în contul de client – de pe telefon, oriunde v-ați afla. Astfel nu ratați niciun termen.

Facturi în câteva minute

În instrumentul de facturare introduceți doar clientul, zilele lucrate și tariful zilnic. Sărbătorile legale, costurile de deplasare și asigurarea se pot adăuga opțional. Numărul facturii, data și toate mențiunile obligatorii sunt completate automat; facturile dumneavoastră rămân salvate în contul de client.

Mențiuni obligatorii pe o factură

Dacă lipsește una dintre aceste mențiuni, clientul poate refuza factura. Instrumentul de facturare le adaugă automat:

numele și adresa dumneavoastră și a clientului
numărul dumneavoastră fiscal (Steuernummer) sau codul de TVA (USt-IdNr.)
data facturii și un număr de factură consecutiv
tipul și volumul serviciului, precum și perioada prestării
suma, cota și valoarea TVA – sau, ca Kleinunternehmer, mențiunea privind scutirea de taxă

Factura ca Kleinunternehmer

Dacă folosiți regimul pentru mici întreprinzători (Kleinunternehmerregelung), nu evidențiați TVA. În schimb, pe factură apare o mențiune precum „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet”. Din 2025, regimul se aplică dacă cifra dumneavoastră de afaceri a fost de cel mult 25.000 € în anul anterior și nu depășește 100.000 € în anul curent. În instrumentul de facturare alegeți o singură dată acest mod, iar mențiunea apare pe fiecare factură.

Factura electronică: ce se aplică micilor întreprinzători?

Din 1 ianuarie 2025, toate firmele din Germania trebuie să poată primi facturi electronice – inclusiv Kleinunternehmer. Firmele trebuie să le emită în relația cu alte firme din 2027, respectiv 2028; Kleinunternehmer sunt scutiți de această obligație, iar pentru facturile către gospodării private factura PDF sau pe hârtie rămâne oricum permisă. Cu toate acestea, cu noi sunteți pregătit: fiecare factură din instrumentul de facturare este un PDF/A-3 cu date XML încorporate conform ZUGFeRD sau EN 16931, pe care clienții firme le pot prelua direct în contabilitate.

Ajutor cu scrisorile de la autorități

O scrisoare oficială în limba germană este adesea greu de înțeles. Vă spunem de la cine este, despre ce este vorba și ce termen se aplică, iar la cerere răspundem în locul dumneavoastră la scrisorile generale. Întrebările fiscale le clarificați cu un consultant fiscal.

Ce pachet mi se potrivește?

BASIC (30 € pe lună) include adresa de firmă, primirea și scanarea corespondenței. CLASSIC (40 €) adaugă instrumentul de facturare cu factură electronică și arhiva digitală de documente. În PREMIUM (100 €) scriem noi facturile pentru dumneavoastră, iar DELUXE (200 €) oferă servicii complete de birou cu o persoană de contact dedicată. Toate pachetele se pot rezilia lunar.

Ce este inclus

Primirea corespondenței și scanare în ziua sosirii
Notificare prin e-mail, documente în contul de client
Instrument de facturare cu factură electronică (de la CLASSIC)
Facturi emise de biroul nostru (de la PREMIUM)
Ajutor cu scrisorile de la autorități

Întrebări frecvente

Cine îmi vede corespondența?

Doar echipa noastră de birou. Documentele sunt stocate criptat și puse la dispoziție doar dumneavoastră.

Cât de repede îmi văd corespondența?

Scrisorile sunt scanate în ziua sosirii. Primiți un e-mail imediat ce un document nou apare în contul de client.

Trebuie să emit facturi electronice ca Kleinunternehmer?

Nu, Kleinunternehmer sunt scutiți de obligația de a le emite. Din 2025 trebuie însă să le puteți primi. Cu instrumentul nostru puteți crea totuși o factură electronică dintr-un clic, dacă un client firmă o cere.

Ce trebuie să conțină factura unui Kleinunternehmer?

Toate mențiunile obligatorii obișnuite și, în loc de TVA, o mențiune privind scutirea conform § 19 UStG. Instrumentul de facturare o adaugă automat.

Pot folosi instrumentul de facturare pe telefon?

Da. Contul de client funcționează în browser pe telefon, tabletă și calculator.

Cât costă serviciile de birou?

De la 30 € pe lună în pachetul BASIC; instrumentul de facturare este disponibil de la CLASSIC, pentru 40 € pe lună. Toate pachetele se pot rezilia lunar.

Programul de facturare costă în plus?

Nu. Programul de facturare este inclus de la pachetul CLASSIC (40 € pe lună) – fără licență suplimentară și fără limitare la un singur dispozitiv.

Pentru cine sunt potrivite serviciile de birou?

Pentru independenții care călătoresc mult sau locuiesc în străinătate – de exemplu îngrijitoare, ajutoare în gospodărie și meseriași. Rămâneți accesibil pentru autorități și clienți fără să închiriați un birou.

Servicii de birou pentru independenți – corespondență, facturi și scrisori oficiale