Aufbewahrungspflicht: welche Fristen für Rechnungen gelten

Wer ein Gewerbe betreibt, muss Unterlagen über Jahre aufheben. Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus § 147 der Abgabenordnung (AO) und – für Kaufleute – aus § 257 HGB. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege ab 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Aufbewahrungspflicht: die Fristen im Überblick

Wann beginnt die Frist?

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist – bei Büchern mit dem Jahr der letzten Eintragung. Eine Rechnung vom März 2026 dürfen Sie also frühestens Anfang 2035 vernichten. Läuft noch eine Betriebsprüfung oder ein Einspruch, verlängert sich die Frist für die betroffenen Unterlagen.

Digital aufbewahren – was ist erlaubt?

• Papierbelege dürfen eingescannt werden. Nach einem ordnungsgemäßen, dokumentierten Scanvorgang darf das Papier in der Regel vernichtet werden.
• Digital empfangene Belege – insbesondere die E-Rechnung – müssen im Originalformat gespeichert werden. Ein Ausdruck reicht nicht.
• Die Ablage muss nach den GoBD unveränderbar, vollständig und während der gesamten Frist lesbar sein.

Was gilt für Privatpersonen?

Auch Privatleute müssen manche Rechnungen aufbewahren: Rechnungen über Handwerker- oder Bauleistungen am Grundstück zwei Jahre lang. Für Selbständige gelten die längeren Fristen oben.

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