E-Rechnung Pflicht: was ab 2025, 2027 und 2028 gilt
Kurz gesagt
Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen wird schrittweise Pflicht: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind vom Versand ausgenommen.
Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen (B2B) eingeführt. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Eine einfache PDF-Datei gilt ab jetzt nur noch als „sonstige Rechnung“.
Der Zeitplan
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen dürfen weiter ausgestellt werden. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Pflicht zum Ausstellen für alle Unternehmen im B2B-Bereich. |
Welche Formate sind erlaubt?
- XRechnung: reines XML-Format, in der öffentlichen Verwaltung schon Standard.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL): ein PDF mit eingebetteten XML-Daten – für Menschen lesbar und für Software auswertbar.
- Andere Formate, wenn sie mit EN 16931 vereinbar sind oder beide Seiten zustimmen (z. B. EDI, übergangsweise).
Wer ist ausgenommen?
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise.
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen.
- Rechnungen an Unternehmen im Ausland sind von der deutschen Pflicht nicht erfasst.
Was heißt „empfangen können“?
Ein E-Mail-Postfach genügt, um E-Rechnungen entgegenzunehmen. Sie müssen die Datei aber lesen und im Originalformat archivieren können – ein Ausdruck reicht nicht (siehe Aufbewahrungspflicht). Für XRechnungen gibt es kostenlose Anzeigeprogramme; viele Buchhaltungsprogramme lesen beide Formate.
Was sollten Selbständige jetzt tun?
- Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten.
- Prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann.
- Die Pflichtangaben gelten unverändert auch für die E-Rechnung.
- Ein Geschäftskonto und eine saubere Ablage erleichtern die Zuordnung von Zahlungen.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnung Pflicht?
Empfangen müssen Unternehmen seit 2025; ausstellen ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 alle.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF ist keine E-Rechnung; ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten XML-Daten und zählt.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein, aber sie müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
Quellen
- E-Rechnung – Bundesministerium der Finanzen (FAQ)
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen (gesetze-im-internet.de)
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
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