Faktura w Niemczech: wszystkie obowiązkowe elementy

Prowadząc działalność, wystawia się faktury – a w Niemczech każda faktura musi zawierać ściśle określone dane. Jeśli czegoś brakuje, klient nie odliczy podatku naliczonego i poprosi o korektę. Podstawą jest § 14 ust. 4 niemieckiej ustawy o VAT (UStG).

Obowiązkowe elementy faktury

1. pełna nazwa i adres Państwa oraz klienta,
2. Państwa Steuernummer lub numer USt-IdNr.,
3. data wystawienia,
4. kolejny, niepowtarzalny numer faktury,
5. ilość i rodzaj towaru lub zakres i rodzaj usługi,
6. data wykonania usługi (także gdy jest taka sama jak data faktury),
7. kwota netto w podziale na stawki,
8. stawka i kwota podatku – albo adnotacja o zwolnieniu,
9. ewentualne uzgodnione obniżki (np. skonto).

Adres musi umożliwiać doręczenie poczty. Adres firmowy w Niemczech rozwiązuje ten problem.

Faktura do 250 euro

Przy fakturach do 250 euro brutto wystarczą wg § 33 UStDV: nazwa i adres wystawcy, data, ilość i rodzaj usługi, kwota brutto oraz stawka podatku. Nazwa klienta i numer nie są wtedy obowiązkowe.

Kleinunternehmer

Jako Kleinunternehmer wg § 19 UStG nie wykazują Państwo VAT. Na fakturze umieszcza się adnotację, np.: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.” Od 2025 r. Kleinunternehmer mogą wystawiać uproszczone faktury.

Odwrotne obciążenie przy klientach z zagranicy

Przy usługach dla firmy z innego kraju UE podatek często rozlicza klient. Na fakturze muszą być numery VAT obu stron i adnotacja „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” (odwrotne obciążenie).

Terminy i przechowywanie

• Fakturę dla firmy trzeba wystawić w ciągu sześciu miesięcy.
• Faktury przechowuje się osiem lat – zob. obowiązek przechowywania.
• W kraju stopniowo wchodzi obowiązek e-faktury między firmami.

Lista kontrolna przed wysłaniem

Proszę sprawdzić numer, datę, okres usługi, numer podatkowy i właściwą adnotację podatkową. Błędną fakturę koryguje się fakturą korygującą z odwołaniem do pierwotnego numeru.