Okres przechowywania dokumentów w Niemczech: ile lat?
W skrócie
Od 2025 r. faktury i dowody księgowe przechowuje się w Niemczech osiem lat, księgi i sprawozdania roczne dziesięć lat, a korespondencję handlową sześć lat. Termin biegnie od końca roku kalendarzowego. Archiwum cyfrowe jest dozwolone, jeśli jest niezmienne i czytelne.
Prowadząc Gewerbe w Niemczech, trzeba latami przechowywać dokumenty. Obowiązek przechowywania wynika z § 147 ordynacji podatkowej (AO), a dla kupców z § 257 HGB. Od 2025 r. termin dla dowodów księgowych skrócono z dziesięciu do ośmiu lat.
Terminy w skrócie
| Dokument | Termin |
|---|---|
| Księgi, zapisy, inwentarze, sprawozdania roczne, bilans otwarcia | 10 lat |
| Dowody księgowe, np. faktury, paragony, wyciągi bankowe | 8 lat |
| Otrzymana i wysłana korespondencja handlowa | 6 lat |
| Inne dokumenty istotne podatkowo | 6 lat |
Kiedy zaczyna się termin?
Z końcem roku kalendarzowego, w którym powstał dokument. Fakturę z marca 2026 r. można więc zniszczyć najwcześniej na początku 2035 r. W trakcie kontroli podatkowej lub odwołania termin się wydłuża.
Przechowywanie cyfrowe
- Dokumenty papierowe można zeskanować; po prawidłowym, udokumentowanym skanowaniu papier zwykle można zniszczyć.
- Dokumenty otrzymane cyfrowo – zwłaszcza e-faktury – trzeba przechowywać w oryginalnym formacie.
- Zgodnie z GoBD archiwum musi być niezmienne, kompletne i czytelne przez cały okres.
Osoby prywatne
Osoby prywatne przechowują faktury za prace budowlane lub rzemieślnicze przy nieruchomości przez dwa lata. Dla przedsiębiorców obowiązują dłuższe terminy powyżej.
Wskazówka dla osób mieszkających za granicą
Mieszkając poza Niemcami, łatwo stracić orientację w poczcie urzędowej i dowodach. Proszę porządkować dokumenty według lat, dwukrotnie zabezpieczać kopie cyfrowe i dbać o obowiązkowe elementy faktur. Nasz serwis biurowy digitalizuje przychodzącą pocztę, by dokumenty były zawsze pod ręką.
Najczęstsze pytania
Jak długo przechowywać faktury w Niemczech?
Od 2025 r. osiem lat, licząc od końca roku, w którym faktura powstała.
Czy mogę zeskanować dokumenty i wyrzucić papier?
Zazwyczaj tak, jeśli skanowanie jest prawidłowe, a archiwum cyfrowe niezmienne i czytelne.
Jak długo przechowuje się korespondencję handlową?
Sześć lat.
Źródła
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung (gesetze-im-internet.de)
- § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen (gesetze-im-internet.de)
- GoBD – Bundesministerium der Finanzen
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady podatkowej ani prawnej.
Chcą Państwo założyć Gewerbe w Niemczech?
Zarejestrujemy działalność i zajmiemy się adresem, pocztą i rachunkami.
Zamawiam rejestrację Gewerbe Prosimy o kontakt
